facebook
twitter
vk
instagram
linkedin
google+
tumblr
akademia
youtube
skype
mendeley
Wiki
Global international scientific
analytical project
GISAP
GISAP logotip
Перевод страницы
 

АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ УНОРМИРОВАНИЯ, ОСУЩЕСТВЛЕННЫХ В РАМКАХ ВЫРАБОТКИ ЕДИНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ УНОРМИРОВАНИЯ,  ОСУЩЕСТВЛЕННЫХ В РАМКАХ ВЫРАБОТКИ  ЕДИНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Оксана Тур, доцент, кандидат филологических наук, доцент

Кременчугский государственный политехнический университет им. Михаила Остроградского, Украина

Участник конференции

В статье проанализирован процесс унормирования номинаций документов, а также их структурыи функций, осуществленных в рамках выработки Единой государственной системы документации. В частности, исследована унификация процедуры подготовки документов, их стиля и терминологии, что имело целью ускорение и упрощение документационного обеспечения деятельности предприятий разных отраслей народного хозяйства.

Ключевые слова: документ, унификация, стандартизация, Единая государственная система документации.

The article analyzes the process of normalization of nomination of documents, their structure and functions, implemented in the framework of development of a Unified state system of documentation. In particular, we studied the unification of procedures for the preparation of documents, their style and terminology that was aimed at the acceleration and simplification of documentary maintenance of enterprises of different economic sectors.

Keywords: document, unification, standardization, Unified state system of documentation.

 

В 50–70 гг. ХХ в. традиционным носителем информации и средством фиксации управленческих действий был бумажный документ. Однако характерной особенностью научной организации управления того времени стала ориентация на использование новой техники с целью сбора информации, ее обработки и подготовки исходных данных, в том числе и для принятия управленческих решений.

В то время, как справедливо отмечает Л. Н. Качалина, «в качестве необходимой предпосылки автоматизации конторской работы следует рассматривать трафаретизацию и стандартизацию форм и методов работы, а применение ЭВМ при существующей путанице в документации только углубит этот хаос» [3, с. 399]. В научном отчете Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) по созданию Единой государственной системы документации (ЕГСД) отмечалось: «В практике документирования управленческих действий унификация отсутствует почти полностью. Например, в сфере документирования распорядительной деятельности наблюдается разнобой в названиях видов правовых актов; не установлены случаи обязательности документирования; в одинаковых ситуациях могут быть использованы документы различных видов или вообще отсутствует документальная фиксация[5]. Таким образом, существующая неупорядоченность документирования и, как правило, низкое качество документов тормозили дальнейшее развитие отраслей экономики, не позволяли продолжать внедрение новейших форм научной организации труда. Понятно, что эти проблемы в условиях постоянного роста количества документних потоков могли только углубляться. В таких условиях повышение качества документа как основного носителя информации стало первоочередной задачей.

«Первой ласточкой» в этом направлении стала запись о необходимости разработки единой государственной системы документации в 1959 году в Постановлении Совета Министров СССР о дальнейшем развитии механизации отчетных, проектно-конструкторских и инженерно-технических работ. И уже в 1963 г. Совет Министров СССР принял постановление «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», в котором подчеркивалась необходимость разработки единой государственной системы делопроизводства с целью регулирования и координации общих основ делопроизводства на основе применения новой техники. В постановлении был определен состав участников, которым была поручена разработка ЕГСД: Государственный комитет Совета Министров СССР по координации научно-исследовательских работ, ЦСУ СССР, Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Главное архивное управление при Совете Министров СССР и Государственный комитет приборостроения, средств автоматизации и систем управления. Во главе разработки Системы делопроизводства был поставлен Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, созданный в 1966 г. в системе Главного архивного управления. Кроме него, вопросами разработки ЕГСД занимались также Институт государства и права Академии наук СССР, Научно-исследовательский институт труда Госкомитета Совета Министров СССР, ВНИИ стандартизации Госстандарта СССР, ВНИИ технической информации, классификации и кодирования Госстандарта СССР.

Народно-хозяйственным планом был установлен срок окончания разработки ЕГСД − 1970 год.

Унификация документов в ЕГСД была проведена в двух основных направлениях (по форме изложения): раздел ЕГСД «Составление документов» и серия государственных стандартов «Документация управленческая».

Основным направлением раздела ЕГСД «Составление документов» стало правовое регулирование обязательности и необязательности документирования управленческих действий, а также унификация всех процессов документирования. С этой целью следовало унифицировать перечень видов создаваемой документации по категориям госорганов. Издание правовой документации было закреплено Конституцией СССР, союзных и автономных республик, Общим положением о министерствах, Положением о социалистическом государственном предприятии и Положением об органах управления. Они ограничивали перечень нормативных актов постановленим, распоряжением, решением, приказом и инструкцией. Однако на практике применяется больше видов документов. В некоторых случаях выдавались правовые акты, не предусмотренные положениями и другими нормативными актами. Разнобой в названиях документов объяснялся отсутствием единых норм, регламентирующих право выдачи документов, а также недостаточностью видов правовых актов, которые были в распоряжении органов управления. Например, администрации предприятий в соответствии с Положением о социалистическом государственном предприятии всю распорядительную деятельность должны были осуществлять только с помощью приказов. На практике же, кроме приказов, выдавались предписания, распоряжения, служебные записки как разновидности распорядительных документов. Такая неустроенность видов документации и отсутствие четких границ между ними становились одной из причин, которые снижали, а кое-где и сводили к нулю эффективность внедрения автоматизированных систем управления. В ЕГСД впервые была предпринята попытка комплексного закрепления права издания правовых актов определенных видов за органами управления всех уровней: от Совета Министров до администраций предприятий.

Для ликвидации ничем не оправданного разнообразия документов, а именно: циркулярного или директивного письма, служебной записки и т. п. – в состав правовых актов был введен один – указание. Указанием назывался правовой акт, создаваемый органами государственного управления преимущественно по оперативным вопросам, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций вышестоящих органов управления.

Система правовых актов органов управления согласно ЕГСД была такой: Совет Министров СССР, союзных и автономных республик издаютпостановления, распоряжения, Министерства СССР, союзных и автономных республик – приказы, указания, инструкции; государственные комитеты – постановления, приказы, указания, инструкции; администрации предприятий, учреждений и организаций – приказы, инструкции, распоряжения.

Другим направлением унификации в разделе «Составление документов» была унификация процедурных вопросов документирования. Актуальность их подтверждали юристы, специалисты сферы рационализации делопроизводства и управления, поскольку отсутствие единых правил составления документов приводило к значительным затратам времени [6]. В выработке единых правил составления и оформления документов были заинтересованы также и архивисты, поскольку при таких условиях государственный архивный фонд СССР будет пополняться полноценными документными источниками [2].

Единые правила решения вопросов документирования ЕГСД строились на основе синтеза положительного опыта ряда организаций, полученного в результате исследований. Состав требований к оформлению документов устанавливался с учетом выполнения документом всех его функций.

Процедура подготовки документов унифицирована по таким показателям, характеризующим их качество: использование бланка, обозначение краткого содержания, обозначение вида, адресации, согласование и визирование, подписание, утверждение, скрепление печатью, заверение копий.

Специальный раздел был посвящен некоторым требованиям к построению текстов документов. При выработке требований к языку в ЕГСД учитывались тенденции в вопросах обработки традиционных носителей информации средствами машинной техники, отказа от избыточности информации, применения трафаретов.

Установление единой структуры текстов с использованием нормированной терминологии было новшеством для группы документов переписки, поскольку к этому времени вся специальная литература рекомендовала различные варианты составления писем без соблюдения определенных норм их построения. В работах ученых 60–70-х годов ХХ в., а именно: П.  В. Веселова «Современное деловое письмо в промышленности», А. С. Малитикова «Руководство по делопроизводству» и других – письмо рассматривается как документ, являющийся продуктом индивидуального творчества и который не рассчитан на машинную обработку [3; 7;1].

Несмотря на определенную «сухость» и формализацию документов, унифицированное построение их текстов имело целью ускорение и упрощение процесса составления документов.

Унификация затронула и стиль документов. В ЕГСД изложены требования использовать в тексте документов преимущественно простые предложения  (без инверсии), избегать неоправданного употребления иностранных слов, сокращений, выкладывать текст от первой лица множественного числа. Рекомендовалось также минимизировать употребление нераспространенных терминов, хотя критерии этого понятия не указывались.

Стандартизация документов в ЕГСД проводилась на протяжении двух этапов. В первый из них – с начала работы до 1 июля 1970 г. (предыдущий срок ввода в действие стандартов на документы) – согласно ГОСТ 1.0–68 «Государственная система стандартизации» были разработаны первые редакции стандартов, разосланы на рецензии на основе анализа замечаний, составлены вторые редакции, были утверждены Комитетом стандартов, мер и измерительных приборов при Совете Министров СССР и зарегистрированы во Всесоюзном информационном фонде стандартов.

Основная цель проведения стандартизации – осуществление межвидовой унификации названий, форм документов и правил их составления и оформления. Эта идея была реализована путем создания двух предварительно разработанных базовых стандартов: стандарта на формуляр-образец и стандарта на общие для всех видов документов правила их составления и оформления. Все остальные виды стандартов (на отдельные виды и разновидности документов) регламентировали только специфические особенности этих документов, не нашедшие отражения в базовых стандартах.

Стандарт на формуляр-образец устанавливал единую форму документов определенного вида. Формуляр-образец был типичной схемой конструкции любого документа и создан с учетом максимума постоянных реквизитов этого вида с определением каждому из них четкого конкретного места на листе. На построение формуляра-образца для управленческих документов повлияли две тенденции делопроизводства – тенденция соблюдения традиции и тенденция к изменениям, обусловленным ​​введением техники.  Традиция, касающаяся формы документа, выражается в попытке сохранить устойчивый, исторически сложившийся индивидуальный формуляр каждого вида документа. Поскольку наиболее рациональным и экономным с точки зрения использования площади листа является угловое размещение постоянных реквизитов документов, именно эта форма была принята в стандарте за основу унификации. Однако стандартом разрешалось также и применение продольной формы для распорядительной документации.

Формуляр-образец был сконструирован в двух форматах – 210×297 мм и 148×210 мм.

Для удобства использования документов в архивах и обеспечение их сохранности стандарт предусматривал подшивки их на 4 прокола. Поле 35 мм позволяло легко читать документы в делах. Верхнее поле первого листа документов согласно стандарта не должно содержать никакой информации. Эта часть листа предназначена для размещения закодированного содержания всех реквизитов документа при машинной обработке.

Дополнением к стандарту на формуляр-образец был стандарт ГОСТ 6.11–69 «Единые правила составления и оформления документов». Основное назначение этого стандарта – унифицировать технологию подготовки документов, регламентировать технику выполнения технических норм, которые устанавливались соответствующим разделом Единой государственной системы документации. Непосредственную их связь можно сформулировать так: если раздел ЕГСД устанавливал, например, основные принципы и правила удостоверения документа – подписание, утверждения, скрепление печатью, – то стандарт определял, как технически выполнять эти операции, то есть что и где размещать. Кроме того, ГОСТ определял размещения некоторых реквизитов, не предусмотренных ГОСТом на формуляр-образец, поскольку их место на листе зависело от объема текста: подписи, отметка о наличии приложений, виз согласования. Отдельный раздел ГОСТа содержал правила употребления большой буквы, сокращений, построения таблиц в текстах, нумерации разделов, использование абзацев, интервалов и тому подобное. Обращалось внимание и на такой реквизит, как дата. К этому времени единой техники датировки документов не было. На практике применялись различные приемы на усмотрение автора: 9 февраля 1950; 29. IХ. 1954; 14.10.98 г.  и другие.

В стандарте вопрос датировки решался однозначно: дата должна записываться только арабскими цифрами и содержать шесть знаков без буквы «р» в конце: 07.10.1971. Это правило вносило необходимую унификацию в датировке.

Другие стандарты касались специфических особенностей конкретных видов и разновидностей документов. Структура этих стандартов такова: вступительная часть, в которой определялась сфера распространения стандарта; требования к формуляру и бланкам; требования к составлению и оформлению.

Рассмотрим подробнее, например, стандарт на приказ (ГОСТ 6.6–69). Требования этого стандарта распространялись на приказы учреждений, организаций и предприятий и устанавливали типовые формы приказов и правила их составления и оформления. Устанавливая состав формуляра приказа и состав бланка, стандарт определял традиционную структуру приказа, то есть разделение текста на распорядительную и констатирующую части с последующим разделением распорядительной части на пункты. Стандарт предусматривал возможность табличного оформления распорядительной части приказа, позволяя четкие и конкретные формулировки.

Важным нормативно-распорядительным документом, в котором сформировались обязанности, права и функции государственных органов, в течение длительного времени был стандарт на положение (ГОСТ 6.24–70). В преамбуле к нему отмечалось, что стандарт на положение, в отличие от устава предприятия (ГОСТ 6.25–70), распространялся на положение об организациях и структурных подразделениях. Так были разграничены сферы применения положения и устава. Новые требования к положению должны были способствовать совершенствованию информационного обеспечения управления, внедрения в аппарат стройной системы документных связей, было «одним из актуальных задач совершенствования управленческого процесса» [9].

Особую группу в системе стандартов составляют ГОСТы на кадровую документацию. Их разработка имела целью упростить и унифицировать документы по приему, увольнению, перемещению и учету кадров, а также значительно сократить количество создаваемых видов и разновидностей документации. Стандарты на кадровую документацию базируются на таких формах документов, разработанных ЦСУ СССР и применяемых в течение длительного времени в отделах кадров многих промышленных предприятий: записка о приеме, об увольнении, о переводе, об отпуске и алфавитная карточка [8]. Однако эти формы не были пригодны для машинной обработки из-за отсутствия унификации. Кроме того, практика внесла ряд дополнений и изменений и произвела более 50 вариантов различных записок. Поэтому стандартом была выбрана наиболее рациональная форма записок, которая соответствовала единому для системы формуляра-образца: увеличено формат записки до размера формата А5 (148 × 210) и разработан единый трафаретный текст.

Стандарт на личную карточку построен на основе соответствующей формы, разработанной ЦСУ СССР, с некоторыми изменениями унификационного характера: в ней была предусмотрена возможность использования ее для машинной или ручной перфокарты.

На основе ранее разработанных Главным архивным управлением при Совете Министров СССР межреспубликанских технических условий (ФС 55-2-64) «Папки для документальных материалов постоянного хранения» был создан ГОСТ 6-9-69 «Обложка для постоянного хранения». В разработке стандарта участвовал Б. А. Гольцев – нотовец двадцатых годов, сотрудник Института техники управления.

Итак, 50–70 гг. ХХ в. продемонстрировали активную деятельность, направленную на повышение качества документа как основного носителя информации. Комплекс мероприятий обеспечил основу для дальнейшей деятельности, связанной с унормированием делопроизводственных процессов.

 

Литература:

  • 1. Андрющенко М. Д. Рационализация работы с документами / М.Д. Андрющенко.  – М.: Экономика, 1968. – 66 с.
  • 2. Белов Г.А. ЕГСД и ее значение в совершенствовании управлении / Г.А. Белов //  Советские архивы. – 1966. – № 2. – С. 27 – 34.
  • 3. Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности / П. В. Веселов. – 2-е изд. – М.: Изд. стандартов, 1970. – 111 с.
  • 4. Научные основы государственного управления в СССР / Азовкин И.., Вишняков В.Г., Гайдуков Д.А., Долгополов Ю.Б., и др.; редкол.: Лунев А.Е., Пискотин М.И., Ямпольская Ц.А. –М.: Наука, 1968. –439 c.
  • 5. Научный отчет по теме 0.80.400 «Создание ЕГСД» / ВНИИДАД. –  ВНИИДАД, № 5635. – 1970. – С. 17.
  • 6. Новоселов В. И. Юридическая сила документов / В. И. Новоселов // Советские архивы. – 1971. – № 1. – С. 57 – 63.
  • 7. Руководство по делопроизводству (пособие для служащих учреждений, организаций и предриятий) / под. ред. А. С. Малитикова. – М.: Экономика, 1969. – 175 с.
  • 8. Типовые формы первичного учета в промышленности и строительстве и краткие указания по их применению и заполнению  / ЦСУ СССР. – Ч. 1: Труд и заработная плата. – М.: 1960.
  • 9. Тихомиров Ю. А. Социальные управляющие системы / Ю. А. Тихомиров // Советское государство и право. – 1970. – № 5.  – С. 69 – 70.
Комментарии: 4

Кобякова Ирина

Уважаемая коллега. Спасибо за интересный и познавательной доклад. Работа заслуживает внимания, так как проделана на высоком научном уровне. . Ещё раз спасибо и удачи. Кобякова Ирина

Тур Оксана

Спасибо, уважаемая коллега!

Хамзе Димитрина

Уважаемая коллега! Благодарю Вас сердечно за важный и полезный доклад с конкретным утилитарным применением! Тепло и с уважением! Димитрина

Тур Оксана

Уважаемая Димитрина! Спасибо за комментарий!
Комментарии: 4

Кобякова Ирина

Уважаемая коллега. Спасибо за интересный и познавательной доклад. Работа заслуживает внимания, так как проделана на высоком научном уровне. . Ещё раз спасибо и удачи. Кобякова Ирина

Тур Оксана

Спасибо, уважаемая коллега!

Хамзе Димитрина

Уважаемая коллега! Благодарю Вас сердечно за важный и полезный доклад с конкретным утилитарным применением! Тепло и с уважением! Димитрина

Тур Оксана

Уважаемая Димитрина! Спасибо за комментарий!
Партнеры
 
 
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
image
Would you like to know all the news about GISAP project and be up to date of all news from GISAP? Register for free news right now and you will be receiving them on your e-mail right away as soon as they are published on GISAP portal.